Archivieren - Archivordnung

Da ist ein Feuerwehrmann, dem die alten Schriften der Feuerwehr, die in einem Eck liegen, leid tun. Er packt sie in eine Schachtel. Er kämpft, dass das ,,alte Zeug" nicht weggeworfen wird. Auf dem Dachboden findet er alte Fotos, ein Strahlrohr, ein verrostetes Feuerwehrbeil. Außerdem bittet er alte Kameraden heraus zurücken, was sie noch daheim haben.

Was tun mit den vielen Sachen ?

Dieses Sammeln ist spannend und interessant, aber dann ist ein derartiger Wust von altem Zeug beisammen, dass sich der gute Mann nicht mehr auskennt.

Grundsätze

• Die alten Schriften sind nicht ein lästiges Übel, und gehören nach 10 Jahren entsorgt, hier handelt es sich um wichtige Dokumente der Orts-, Regional- und Landesgeschichte.

• Nicht alles, was man jetzt aufhebt, ist schon interessant. Aber in zehn, zwanzig Jahren wird man genau nach dem suchen, was heute gerettet wird.

• Man muss wissen, ein Feuerwehrarchiv zu ordnen kostet sehr viel Zeit.

• Kein Feuerwehrarchiv gleicht dem anderen (siehe Beilage), es wäre daher unmöglich eine einheitliche Archivierungsvorschrift zu schaffen.

Was soll archiviert werden ?

Man sollte nur das archivieren, was später von Bedeutung ist und aus dem Kenntnis der Vergangenheit gewonnen werden kann.

Zum Beispiel:

• Jahresberichte

• Protokolle von Versammlungen, Einsatzberichte

• Feuerwehrzeitschriften, Broschuren, Festschriften und Chroniken

• Bucher und Fachliteratur

• Personallisten

• Ehrungen und Auszeichnungen

• Presseberichte

• Gesetz- und Rechtsverordnungen, Satzungen

• Film- und Bildmaterial, CD, DVD

Fundquellen

Historisches Material liegt an verschiedenen Stellen. Bei den Feuerwehren, Landratsamtern, Staats- und Gemeindearchiven, ja bei unterschiedlichsten Behörden, vor allem aber auch bei Privatleuten.

Beginnen sollte die Arbeit jedoch grundsätzlich in der Feuerwehr. Diese verfugen meistens über historische Aufzeichnungen, Materialsammlungen, Bildmaterial und vieles mehr. Es ist auch zu informieren, dass das historische Schriftmaterial nicht abzugeben, sondern zu Kopierzwecken zur Verfugung zu stellen ist. Sonst bekommen sie nichts.

Wo aufbewahren ?

• Auf jeden Fall dem allgemeinen Zugriff entziehen.

• Vorzugsweise ist ein belüftbarer Raum im Feuerwehrgerätehaus vorzuziehen, nicht in Privathand.

• Wegen den klimatischen Schwankungen ist eine Lagerung von historischen Schriftgut auf dem Dachboden oder feuchten Kellern nicht geeignet.

• Notlösung: Dem Gemeinde- oder Staatsarchiv übergeben ist ein gewisser Schutz, man kann aber nur zu Öffnungszeiten dazu und muss Rechenschaft über beabsichtigte Tätigkeiten geben.

Worin aufbewahren ?

Für die Schriftgutaufbewahrung kann man eigentlich nur Anregungen geben, aus denen jeder nach seinen Bedürfnissen seine Ordnung gestalten muss.

Zum Beispiel:

• Stulpdeckel-Archivkarton 400x190x270 mm Stehordner 329x250x90 mm

• Archiv-Ordner normal

• Archiv-SchachteIn

• Schriftgut-Sammelmappen

• Aktendeckel und Schutzhüllen

Sinnvoll wäre es, wenn Fachzeitschriften, Broschuren, etc. in einer Buchbinderei fest gebunden wurden.

Säurefreie Archivierung beachten !

Sinnvoll ordnen

Hat man den Bestand in sinnvolle Gebiete auseinandergelegt, wird es schon übersichtlicher.

• Alles in Klarsichthüllen gelagerte, sofort herausnehmen, sofern es sich nicht um spezielle atmungsaktive Klarsichthüllen handelt.

• Plane, Plakate, usw. nicht fallen, sondern in Mappen legen.

• Wo Blöcke vorhanden, diese Bestande herausziehen, z.B. Sitzungsprotokolle, Inventarlisten, Einsatzberichte, Leistungswettbewerbe, bestimmte Gründungszeiten, die komplette Dokumentation eines Feuerwehrfestes, Personalakten.

• Bucher, Festschriften, Feuerwehrfachzeitschriften, Broschuren maximal 1 Exemplar aufheben.

• Bildmaterial: Datum, Ereignis, Name oder Person auf jedes Bild draufschreiben (am Besten mit Schreibmaschine auf Klebefolie).

Archivordnung

Die Gliederung wird je nach Archivgröße enger oder weiter gefasst werden. Im Kreis- und Bezirksfeuerwehrarchiv wurde ein eigenes System entwickelt.

• beliebige Erweiterung der Sachgruppen

• Möglichkeit verschiedener Untergruppen Übersichtlichkeit

• Die Kennzeichnung der Schriftstucke, Bucher, etc. und die Anfertigung eines Archivverzeichnisses ist von besonderer Bedeutung.

Neu Anfallendes

Mit den Führungskräften der Feuerwehr überlegt man, wie die jetzt anfallenden Bestande

vor der Vernichtung bewahrt und nach einigen Jahren in das Archiv eingeordnet werden

können.

Von Protokollen, Plakaten, besonderer Schriftverkehr, etc. sollte der Archivar 1 Exemplar bekommen.

Kurrentschrift

Viele Protokollbucher und historisches Schriftgut sind in Kurrent geschrieben. Nur mehr wenige können diese Schrift lesen.

Sie wurde im Schuljahr 1941/42 abgeschafft.

Mancher hat sie jedoch in der Schule noch unter ,,Sch6nschreiben" kennen gelernt. Mit einigen Übungen kann man die Schrift rasch erlernen und sich dann in den vorhandenen Unterlagen einlesen.

Diese Muster sollen dazu eine kleine Hilfe sein.

Ordnungsprinzipien

Man merke sich: „Nur Genies beherrschen das Chaos“

Ordnung braucht Logik

Ordnung ohne logische Begründung, ohne Sinn, kann nicht begriffen, nicht nachvollzogen werden und wird deshalb dann häufig eine Last und als stur, weil überflüssige Forderungen, empfunden.

Ordnung muss überschaubar sein

Jede Ordnung muss möglichst einfach und über längere Zeiträume machbar sein. Dinge, die man in einem zu komplizierten Ordnungssystem abgelegt hat, findet man nach einer Weile deshalb nicht wieder, weil man das System vergessen hat. Es wird jedem klar sein, dass bei größeren Archivbeständen man Ordnungssysteme finden muss, die nur noch ,mit Schlüsselzahlen, Karteien nach verschiedenen Sachgebieten, heute natürlich unter Verwendung von Computern, zu handhaben sind.

Ordnung braucht Übereinstimmung

Jede Ordnung muss von allen, die damit zu tun haben, akzeptiert werden.

Wenn jemand seine Sammlung ganz allein betreut, kann er seine Ordnung allein

bestimmen, so wie es seinen Sammlungszielen entspricht.

Wenn aber, wie bei einem Feuerwehrarchiv mehrere Mitarbeiter/innen im gleichen Bereich einordnen, arbeiten und suchen, dann muss Übereinstimmung herrschen.

Wenn einer die Ablage erledigt, müssen auch die anderen wissen, wo sie die benötigte

Akte ausheben können.

Einen guten Feuerwehrarchivar ist ein Denkmal sicher, auch wenn er jetzt vielleicht von manchen Feuerwehrkameraden belächelt wird.

Buttenspritze, Firma Beduwe, Aachen

Baujahr 1857

Kloster Andechs

Restaurierung 1997

Einige Leitgedanken für ein Archiv

Vermeiden Sie alle für Schriftgut schädliche Einwirkungen, chemischer, biologischer und physikalischer Art.

Vermeiden Sie den ungehinderten Zugang zur Archiv-Sammlung.

Vermeiden Sie den Irrtum, mit dem Aufbau eines Archivs und den Maßnahmen zur Bestandserhaltung könne noch Jahre gewartet werden.

Vermeiden Sie alle handelsüblichen Produkte, selbst solche mit der Bezeichnung „dokumentenecht“ und „archivgeeignet“ oder ähnliches.

Nutzen Sie ausnahmslos für die Schriftgutarchivierung produzierte Papiere und Kartons, welche mindestens die ISO Norm 9706 erfüllen und außerdem keine optische Aufheller enthalten.

Vermeiden Sie die dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten in Ordnern mit Metallbügel.

Vermeiden Sie Hüllen aus PVC und weichmacherhaltige oder geklebte Zeigetaschen aus unbekannten, bzw. aus nicht eigens getesteten Materialien.

Nutzen Sie geschweißte Taschen oder Folien aus unbeschichteten, weichmacherfreien Polyester (z.B. Mylar, Melinex 0, Polyroxylen, etc.).

Vermeiden Sie die Verwendung von normalen Büroklammern, Heftklammern, Metallecken usw.

Vermeiden Sie ungehinderte Lichteinwirkung auf Schriftträger, Tinten und Farben, weil die Energien im sichtbaren wie im unsichtbaren Bereich, sowie Tinten und Farben ausbleichen.

Vermeiden Sie, dass wertvolle Originale allzu häufig benutzt werden und setzen Sie diese so selten wie möglich, etwa für Ausstellungen, möglichen Schadensursachen aus.

Vermeiden Sie den Irrtum, wonach selbstklebende Signaturschilder für alle Archivmaterialien ohne Schadenfolgen verwendet werden können.

Nutzen Sie selbstklebende Etiketten, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.

Technischer Archivbedarf - Bezugsquellen

Vorbemerkung:

Die Zusammenstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Angaben erfolgen ohne Gewahr. Die Nennung von Herstellern und Firmen bedeutet nicht, dass diese von uns besonders empfohlen werden.

Die Literaturangaben beschranken sich auf Veröffentlichungen in denen archivarische

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